1.宣布會議開始。會議時間到后，若全體與會人員都已到位（至少重要的與會人員已到位），你就可以宣布會議開始了。在開始階段，你可以先簡要介紹下自己及本次會議的目標。接著，告知與會者每個議題的探討時間，及會議的結束時間，當然，在時間操作過程中你可以適當縮短或延長，但這樣做可以更有效地讓會議按照計劃進行。如果與會人員相互之間不認識，你可以利用幾分鐘時間點個到，并介紹重要的與會者。

有些公司會議的開場白和議程有固定的格式。

2.總結以往會議的重要內容。會議的開頭是一個較為冗長的過程，但要集中與會人員的注意力，你可以從總結以往會議的重要結論開始。因為不一定所有人都了解會議內容，通過介紹相關會議結論及其它信息，讓所有與會人員都了解他們來的目的，進而促成一個有效的會議。

你也可以讓會議記錄員朗讀以往會議的紀要，而不一定要親力親為。這樣，反而會給人更加正式的感覺。

你還可以朗讀一些與以往會議相關的報道或新聞等。

不過，如果你已經把以往會議的紀要連同議程一起發給了大家，那么不用朗讀也可以.

3.邀請重要的與會人員分享最新的進展。讓相關的與會人員匯報自上次會議后的任何進展，例如碰到的新問題、人員變化、工程進展、決策調整等。還有自上次會議后采取的措施，有何效果，這些都是與會人員希望聽到的內容。

4.繼續探討上次會議未完的事項。在開始新議題之前，先完成上次議題未完的事項。擱得越久的問題，與會人員越不愿意負責解決這些問題。因此，在會議上將懸而未決的問題交予指定人員負責。通常，未解決的事項在以往的紀要里都會用“未決定”或“有待進一步探討”標注。

根據不同的公司文化和規定，有些會有固定的決策程序。例如，有些要求過半數的與會人員同意才算通過，而有些則要求高層領導同意通過就可以了。

對于耗時長的工程，兩次會議的間隔期可能沒有多大的進展，沒有必要花時間探討此類話題。要探討的應該是，需要馬上采取行動的項目或工程。

5.接下來，探討新問題。這些新問題應該是近期，或者說，上次會議之后，公司發展過程中出現的。探討出切實可行并且具體的方案，要知道留下來越多“待解決”的難題，下次會議要討論的問題也就越多。

6.總結。探討過上次遺留的問題和最近出現的新問題之后，你需要為此次會議做個總結。總結要稍微具體些，包括所有達成的共識和決定，還有在下次開會之前，與會人員需要做的工作。

這一步非常關鍵，因為這將是你結束本次會議之前，最后一次向與會人員明確他們要做的工作。

7.簡要說明下次會議的討論內容。如果你已有具體的計劃，可以說明下次會議的時間和地點。這樣，可以讓會議之間更有連貫性，并且讓與會人員清楚他們有多少時間可以完成指定的任務。

但這一步也不是必須的。不過，如果這次會議有很多懸而未決的議題，或者你想看看項目的落實和進展情況，說明下次會議的內容和時間是個不錯的選擇。